特定親族特別控除申告書のマイナンバー記載は省略可能？2025年12月帳簿管理による実務簡素化ガイド
多くの人事・経理担当者の方から「特定親族特別控除申告書のマイナンバー収集や記載作業が負担になっている」という声をよく聞きます。年末調整の時期になると、従業員からマイナンバーを収集し、各種申告書に正確に記載する作業は相当な工数を要します。
特に2025年12月から本格運用が開始される特定親族特別控除では、対象となる特定親族のマイナンバー記載が必要となり、企業の実務負担がさらに増加することが懸念されています。しかし、実は一定の条件を満たすことで、これらのマイナンバー記載を省略できる制度が用意されているのをご存知でしょうか。
この記事では、特定親族特別控除申告書におけるマイナンバー記載の省略制度について、企業の実務担当者向けに詳しく解説します。適切な帳簿管理により、マイナンバー記載業務を大幅に軽減できる可能性があります。
マイナンバー記載省略の制度概要
国税庁の法改正Q&Aによると、給与の支払者（企業）が一定の帳簿を備え付けている場合、特定親族特別控除申告書に記載されるべき特定親族のマイナンバー記載を省略することが可能です。
省略可能な範囲
この制度により省略できるマイナンバー記載は以下の通りです：
特定親族特別控除申告書関連
- 特定親族特別控除申告書に記載される特定親族のマイナンバー
- 扶養控除等申告書の源泉控除対象親族として記載される特定親族のマイナンバー
つまり、特定親族に関するマイナンバーについては、従来の扶養控除等申告書と新設される特定親族特別控除申告書の両方で記載省略が認められています。
一定の帳簿の要件と条件
マイナンバー記載を省略するためには、給与の支払者が「一定の帳簿」を作成し備え付ける必要があります。
帳簿に記載すべき事項
一定の帳簿には以下の情報を記載する必要があります：
必須記載事項
- 特定親族のマイナンバー（個人番号）
- 特定親族の氏名
- 特定親族の住所
- 特定親族の生年月日
- 従業員との続柄
- その他申告書に記載されるべき事項
帳簿の作成基準
帳簿は前年分以前の扶養控除等申告書を基に作成する必要があります。つまり、過去の申告書からマイナンバー情報を適切に管理し、継続的に更新していく体制が求められます。
作成のポイント
- 前年分以前の申告書データの活用
- 情報の正確性と最新性の維持
- 適切な保管・管理体制の構築
- 個人情報保護法に基づく適切な取扱い
実務上の運用方法
帳簿管理システムの構築手順
1. 既存データの整理
- 過去の扶養控除等申告書からマイナンバー情報を抽出
- 特定親族に該当する対象者を特定
- データベース化による一元管理
2. 継続的な更新体制
- 扶養親族の変更時の更新プロセス
- マイナンバー変更時の対応手順
- 年次での情報確認・更新
3. セキュリティ対策
- アクセス権限の設定
- データ暗号化
- バックアップ体制
- 情報漏洩防止策
年末調整実務での活用方法
帳簿を適切に備え付けている場合の年末調整実務は以下のように簡素化されます：
従来の方法
- 従業員からマイナンバー収集
- 申告書への記載・確認
- データ入力・処理
簡素化後の方法
- 帳簿データの確認・更新
- 申告書作成（マイナンバー記載省略）
- データ処理（帳簿データ活用）
この簡素化により、従業員の負担軽減と企業の事務効率向上が期待できます。
注意点とリスク管理
法令遵守上の注意点
帳簿の継続的な維持
- 帳簿は継続的に備え付ける必要があります
- 情報の不備や更新遅れは制度利用の要件違反となる可能性があります
個人情報保護法との関係
- マイナンバーを含む帳簿は特定個人情報として厳格な管理が必要
- 適切な安全管理措置の実施が義務付けられています
実務上のリスク
データ管理リスク
- 情報の不正確性によるトラブル
- システム障害による業務停止
- 人的ミスによるデータ紛失
コンプライアンスリスク
- 個人情報漏洩のリスク
- 法令要件不備による制度利用不可
- 税務調査時の対応困難
リスク対策
技術的対策
- 定期的なデータバックアップ
- アクセスログの管理
- システムの定期的な保守点検
組織的対策
- 担当者への教育研修
- 業務手順書の整備
- 定期的な内部監査
制度利用の判断基準
利用を検討すべき企業
対象規模
- 従業員数100名以上の企業
- 特定親族対象者が多数存在する企業
- 年末調整業務の効率化を重視する企業
システム環境
- 既存の人事・給与システムが整備されている
- データ管理体制が構築されている
- セキュリティ対策が十分である
慎重な検討が必要な場合
小規模企業
- 対象者が少数の場合はコスト対効果が限定的
- システム投資負担が相対的に大きい
システム環境未整備
- データ管理体制が不十分
- セキュリティ対策が不備
まとめ
特定親族特別控除申告書のマイナンバー記載省略制度は、適切な帳簿管理により企業の実務負担を大幅に軽減できる有用な制度です。しかし、制度を利用するためには継続的な帳簿の維持と適切な個人情報管理が不可欠です。
制度利用のポイント
- 前年分以前の申告書データを基にした帳簿作成
- 特定親族の詳細情報の正確な管理
- 個人情報保護法に基づく適切な取扱い
- 継続的な情報更新体制の構築
2025年12月からの特定親族特別控除制度の開始に向けて、自社の実務負担軽減と法令遵守の両立を図るため、早期の検討と準備を進めることをお勧めします。帳簿管理による記載省略制度の活用により、より効率的な年末調整業務の実現が期待できます。