特定親族特別控除申告書の電磁的提出は可能？2025年12月新設制度での電子申告手続き完全ガイド
「2025年12月から新設される特定親族特別控除申告書は、他の申告書と同じように電子データで提出できるのでしょうか？」このような質問を人事・総務の実務担当者から多く見かけます。
年末調整業務のデジタル化が進む中で、新しく追加される申告書についても、従来の扶養控除等申告書と同様に電子的な手続きができるかどうかは、業務効率の観点から非常に重要な問題です。
この記事では、特定親族特別控除申告書の電磁的方法による提出について、国税庁の公式見解をもとに詳しく解説いたします。
特定親族特別控除申告書も電磁的方法での提出が可能
結論から申し上げると、特定親族特別控除申告書についても、従来の扶養控除等申告書などと同様に、電磁的方法による提出が可能です。
国税庁の公式Q&Aによると、給与の支払者が一定の要件を満たしている場合には、従業員は書面による申告書の提出に代えて、申告書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができるとされています。
電磁的方法とは何か
電磁的方法とは、具体的には以下のような手法を指します：
- 電子メールによる申告書データの送信
- 専用システムへの直接入力
- クラウドサービスを活用した申告書作成・提出
- 年末調整ソフトでの電子申告書作成
これにより、従業員は紙の申告書を手書きで作成・提出する必要がなくなり、企業側も書類の管理や入力作業の負担を大幅に軽減できます。
電磁的方法による提出の要件と条件
特定親族特別控除申告書を電磁的方法で受け取るためには、給与の支払者（企業）側が以下の要件を満たす必要があります。
基本的な要件
1. 適正な措置の実施 給与の支払者は、従業員から特定親族特別控除申告書に記載すべき事項について、電磁的方法による提供を適正に受けることができる措置を講じる必要があります。
2. 従業員への十分な説明 電磁的方法による提出の手順や注意事項について、従業員に対して適切な説明を行う必要があります。
3. セキュリティ対策の確保 個人情報を含む申告書の内容を適切に管理するため、十分なセキュリティ対策を講じることが求められます。
技術的要件
データの保存・管理
- 提出された申告書データを適切に保存できる仕組み
- データの改ざん防止措置
- バックアップ体制の構築
システムの安定性
- 申告書の提出期限内において、システムが安定して稼働すること
- 従業員がアクセスできない状況が生じた場合の代替手段の確保
実務上の注意点とポイント
特定親族特別控除申告書の電磁的提出を実施する際の実務上の注意点をご説明します。
従業員への周知徹底
手続きの案内 新設される制度であるため、従業員に対して以下の点を明確に伝える必要があります：
- 特定親族特別控除申告書の目的と対象者
- 電磁的方法による提出の手順
- 提出期限と注意事項
- 問い合わせ先
研修・説明会の実施 可能であれば、年末調整に関する説明会において、新しい申告書の電子提出についても説明することをおすすめします。
システム運用上の留意事項
テスト期間の設定 本格運用前に、システムの動作確認や従業員の操作確認を行うテスト期間を設けることが重要です。
ヘルプデスク体制の整備 従業員からの技術的な質問に対応できる体制を整備しておく必要があります。
書面との併用も検討 すべての従業員が電磁的方法を利用できるとは限らないため、書面による提出との併用も検討しておくことが現実的です。
他の申告書との整合性
特定親族特別控除申告書は、従来の扶養控除等申告書と同様の取り扱いとなるため、既に電磁的方法による年末調整を実施している企業であれば、同じ仕組みを活用することができます。
統合的な管理の重要性
年末調整における複数の申告書を一元的に管理することで、以下のメリットが期待できます：
- 従業員の利便性向上
- 人事・総務部門の業務効率化
- データの整合性確保
- 保管コストの削減
まとめ
特定親族特別控除申告書は、給与の支払者が適切な措置を講じている場合において、電磁的方法による提出が可能です。これにより、従来の申告書と同様に、デジタル化されたスムーズな年末調整業務を実現できます。
ただし、新設される制度であることから、従業員への十分な説明と、システムの安定稼働に向けた準備が重要です。2025年12月の制度開始に向けて、早めの準備を進めることをおすすめします。
実際の導入に際しては、自社の既存システムとの整合性や、従業員のITリテラシーレベルを考慮して、最適な運用方法を検討していただければと思います。